O que é a Eliminação Documental?
- É o acto de destruir documentos, de um organismo, que não considera pertinente a sua manutenção, não lhe atribuindo um valor secundário que justifique a sua preservação e conservação futuras.
O sistema de eliminação fica ao critério do organismo produtor e depositário da documentação e deve ter em conta os preceitos de confidencialidade e racionalidade. Faz-se um Auto de Eliminação que servirá de prova da eliminação.
O Auto de Eliminação deve ter os seguintes itens:
- Data de eliminação;
- Nome da entidade;
- Localidade;
- Processo de eliminação utilizado;
- Documento onde se autoriza a eliminação (relatório, despacho, portaria);
- Assinaturas dos responsáveis (arquivo e organismo);
- Relação dos documentos a eliminar.
In Manual para a Gestão de Documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998.
Para mais informações sobre os procedimentos, desta conduta, visitem o link seguinte: http://joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Avaliacao.htm
Um abraço a todos,
L. Murta Gomes
ola a todos
ResponderEliminarsabem que mesmo as bibliotecas municipais tem que recorrer aos arquivos para eliminar documentos?
todo este procedimento deve ser seguido, pois só os arquivos é que podem fazer abate/eliminação, inclusive de publicações periódicas.
como se pode verificar bibliotecas e arquivos devem andar sempre interligadas.
boas leituras
Margarida e Paula